Le fiere di settore costituiscono il punto di incontro tra domanda e offerta, occasione irripetibile per far conoscere il tuo brand, per valutare in prima persona il lavoro della concorrenza, un momento fondamentale per lo scambio di idee e il modo migliore per verificare l’andamento generale del tuo settore.

Partecipare a una fiera fa parte della strategia di marketing e comunicazione aziendale, è necessario non lasciare niente al caso, tutto va curato nei minimi dettagli senza tralasciare nulla.

Qui di seguito ti illustro le principali linee guida, che ti possono aiutare a panificare, organizzare e saper valutare il risultato della partecipazione alla prossima fiera di settore.

Vista la sua importanza, in termini economici e di immagine, ti ho scritto alcuni consigli per semplificarti e agevolarti la vita e ridurre al minimo gli inconvenienti dell’aspetto organizzativo, ma anche per massimizzare il risultato in termini di raggiungimento degli obiettivi.

È sempre importante iniziare a organizzarsi con il dovuto anticipo, almeno sei mesi prima dell’inizio della fiera, in modo da poter sfruttare al meglio tutte le opportunità offerte dall’evento.

Definisci gli obiettivi

Prima di iniziare a organizzare tutto l’evento devi porti degli obiettivi da raggiungere, definire la strada che dovrai percorrere per raggiungerla e quali strumenti dovrai utilizzare per arrivare al traguardo da vincitore.

Il budget

I soldi sono importanti, non devi sprecarli, ma utilizzarli per raggiungere gli obiettivi che hai stabilito. Definire il budget a tua disposizione per partecipare all’evento è assolutamente fondamentale se non vuoi dare un colpo pesante al fatturato della tua azienda.

I costi per partecipare a un evento fieristico sono tanti e diversi, tutti egualmente importanti.

L’allestimento, i collaboratori, produzione di materiale, le spese di spostamento sia per le persone che per i materiali, energia elettrica, pernottamento, pasti e molto altro ancora.

Cerca l’evento giusto

Sicuramente sai quali sono le fiere più importanti del tuo settore, quelle più conosciute, se non le conosci guarda su Google, fai qualche ricerca, spulcia magazine e riviste nazionali e internazionali. Quando hai raccolta la tua lista, calendario dalla programmazione alla mano, trova quella che rispecchia al meglio la tua attività.

Fai delle scelte mirate in grado di aumentare la probabilità di raggiungere il successo sperato e gli obiettivi prestabiliti.

Scegli la fiera calibrandola sul budget, tenendo sempre conto di tutti gli aspetti economici in gioco.

Contatta l’organizzazione

Quando hai scelto l’evento, per prima cosa, raccogli tutte le informazioni che puoi sul come partecipare: moduli da compilare e scadenze, lista degli espositori, numero dei visitatori dell’anno precedente, obblighi ed eventuali divieti.

Il sito internet della fiera, generalmente è esaustivo, non limitarti però a seguire solo le procedure indicate lì, vai più a fondo.

Scegli la collocazione del tuo spazio

Quando sai come procedere, prenota lo spazio per lo stand, cerca di capire fin da subito la collocazione: sono preferibili le zone strategiche, come quelle di maggior passaggio, le più esposte o vicine all’ingresso.

Scegli cosa e come esporre

Stila una lista di prodotti e servizi da presentare alla fiera, quali materiali promozionali, gadget, depliant e biglietti da visita portare con te, falli progettare e realizzare tenendo conto che è importante non solo incuriosire, ma anche raccogliere i dati dei tuoi potenziali clienti.

Selezione del personale

È una scelta fondamentale, perché selezionerai coloro che rappresenteranno la tua attività e avranno il compito di rispondere a domande e curiosità di ipotetici clienti. È importante creare un team coeso e fortemente motivato al raggiungimento degli obiettivi: trasmettere una buona immagine dell’azienda, creare una nuova rete di contatti.

Le persone che scegli devono dimostrare buone doti comunicative e propensione all’ascolto, mostrarsi gentili senza mai essere invadenti o insistenti, devono conoscere a fondo chi sei, cosa fai, i tuoi prodotti e servizi.

Formazione del personale

Prima dell’evento metti in programma più giornate di formazione per illustrare le regole da seguire durante la fiera. Poiché è importante trasmettere serietà e competenza, devi fornite nozioni tecniche relative al prodotto o servizio da promuovere. Ricorda che il tuo staff avrà a che fare con professionisti del settore, per cui è bene farsi trovare preparati!

Realizzazione dello stand

L’elemento visivo e di accoglienza più importante, il tuo lo spazio espositivo, deve distinguersi dagli altri, colpire per originalità, rispecchiare l’identità dell’azienda ed essere proporzionato per promuovere al meglio servizi e prodotti. Ricorda, il tempo a disposizione dei visitatori non è molto, devi dare un forte impatto attrattivo da subito, in pochi secondi.

Dovrai realizzare, con l’aiuto del tuo allestitore fieristico, espedienti (video, immagini), in grado di coinvolgere il potenziale cliente, sfrutta attività interattive che rimandino, senza mai essere assillanti, all’identità dell’azienda.

Gestisci l’aspetto comunicativo

Dovrai riuscire a coinvolgere, attraverso i social network e il sito, anche chi non è riuscito a partecipare alla fiera. Questo aspetto deve essere curato costantemente: prima, durante e dopo, testimoniando la tua presenza attraverso foto, esperienze e video.

Una prova generale

Prima dell’inizio, ti consigliamo un briefing per ribadire i punti cardine e dare dritte in caso di intoppi. È importante pianificare tutto, dalla lista delle cose da portare alle pause, per far sì che qualcuno sia sempre presente allo stand.

Dopo tutta questa fatica sarebbe un peccato commettere qualche errore, no?

Fare i conti

Una volta concluso l’evento, dovrai capire se lo sforzo, economico e lavorativo, è stato ripagato, in termini di pubblicità e di clientela acquisita. In questa fase di valutazione potrebbero esserti utili diagrammi e grafici. Si tratta di una spesa non indifferente ed è bene capire se vale la pena partecipare alla prossima fiera di settore, oppure no.

Conclusione

Partecipando a una fiera di settore, devi essere disposto a rivedere gli obiettivi iniziali, in relazione alla risposta dimostrata dal pubblico, dovrai essere in grado di fare un’analisi critica, evidenziando eventuali lacune della tua azienda, sia a livello comunicativo che di marketing, in modo da presentarti ancora più competitivo prossimo evento.